Rivadore

Raines Rules volgens Kees de Heer

Tien vragen voordat je in IT investeert.

Op 25 oktober 1996 stuurde Franklin Raines, directeur van het Amerikaanse Office of Management and Budget, een memo rond: "Information Systems Investments". Het werd al snel bekend als Raines' Rules, de leidraad voor de Amerikaanse overheid bij investeringen in IT. Ik heb ze vertaald naar de Nederlandse praktijk en er twee eigen regels aan toegevoegd.

  1. Is het nodig?

    De IT-oplossing is onmisbaar om de kernprocessen van de organisatie te ondersteunen.

  2. Kan het niet anders?

    Er is geen bestaand alternatief dat grotendeels tot hetzelfde doel leidt. Niet in de markt, en ook niet bij de overheid.

  3. Is en blijft het simpel?

    De oplossing ondersteunt processen die eerst zelf zo simpel, goedkoop en effectief mogelijk zijn gemaakt. Met speciale aandacht voor standaardoplossingen.

  4. Is het snel terugverdiend?

    Er is een duidelijke ROI, die vóór de komma beter is dan die van bestaande alternatieven of werkwijzen.

  5. Past het?

    De oplossing past in de informatiearchitectuur die er al is, met een goede integratie van proces- en informatiestromen. Dat maakt het uitwisselen van gegevens en het delen van toepassingen eenvoudiger, en houdt de keuze in leveranciers en de vrijheid in de uitvoering van processen open.

  6. Kun je bewijzen dat het werkt?

    Maatwerk wordt voorkomen, of hooguit geïsoleerd toegestaan. Alleen volledig geteste pilots, simulaties of prototypes, met een sterke betrokkenheid en verantwoordelijkheid van de eindgebruiker. Met duidelijke doelen en mijlpalen, en testen volgens een vooraf ontworpen testprotocol. Elke test is gedocumenteerd en kan worden herhaald.

  7. Zijn het echt losse blokjes?

    Het project is opgedeeld in deeloplossingen die zo klein zijn als praktisch mogelijk. Elk blokje heeft een aantoonbaar en zelfstandig nut, los van latere onderdelen of het eindproduct. Denk aan Agile als methode.

  8. Blijf je de baas, ook later?

    Voorkom te grote afhankelijkheid van één leverancier: selecteer in concurrentie. Spreek alleen deelbetalingen af, op basis van feitelijk behaalde mijlpalen. En maak maximaal gebruik van wat de markt al te bieden heeft.

  9. Blijft het schuurtje bij het huisje? eigen regel

    Staat de oplossing qua inspanning, kosten en belasting van de organisatie (en dat is meer dan een ROI) in de juiste verhouding tot het probleem en wat dat kost?

  10. Kan het snel? eigen regel

    Een project duurt bij voorkeur niet langer dan 6 tot 9 maanden, met een duidelijke kop en staart. Een jaar of langer geeft extra risico. De focus neemt na een paar maanden al af, het overzicht gaat verloren en de gezonde spanning verdwijnt. De werkelijkheid staat niet stil en haalt het project in. Alles wat niet in de directe scope past, gaat naar een vervolgproject.

De originele acht regels (Engels, 1996)
  1. Support core/priority mission functions that need to be performed by the Federal government.
  2. Be undertaken because no alternative private sector or governmental source can efficiently support the function.
  3. Support work processes that have been simplified or otherwise redesigned to reduce costs, improve effectiveness, and make maximum use of commercial off-the-shelf (COTS) technology.
  4. Demonstrate a projected return on investment that is clearly equal to or better than alternative uses of available resources.
  5. Be consistent with Federal, agency, and bureau information architectures which: integrate agency work processes and information flows with technology to achieve the agency's strategic goals ... and specify standards that enable information exchange and resource sharing, while retaining flexibility in the choice of suppliers and in the design of local work processes.
  6. Reduce risk by: avoiding or isolating custom-designed components; using fully tested pilots, simulations, and prototypes; establishing clear measures and accountability for project progress; and securing substantial involvement and buy-in, from program officials who will use the system.
  7. Be implemented in phased, successive chunks as narrow in scope and brief in duration as practicable, each of which solves a specific part of an overall mission problem and delivers a measurable net benefit independent of future chunks.
  8. Employ an acquisition strategy that appropriately allocates risk between government and the contractor, effectively uses competition, ties contract payments to accomplishments, and takes maximum advantage of commercial technology.

Bron: Franklin D. Raines, Office of Management and Budget, memorandum M-97-02 "Funding Information Systems Investments", 25 oktober 1996.

Contact

Staat er een IT-investering op stapel?

Dan loop ik de tien vragen graag met je door.

Mail: kees.de.heer@rivadore.nl

Telefoon: 06 53 22 58 08

Terug naar de homepage